[WFH] 遠端會議中遇到的障礙
自去年台灣疫情開始，公司就有陸陸續續有進行 WFH 或 Remote work 的政策。而這樣無法跟人見面的工作模式，對工作中最具影響的莫過於是 會議 這件事。尤其是 Scrum 團隊，高度依賴頻繁的溝通會議以達到資訊透明的效果，如何優化遠端會議的品質，勢必也是 Scrum team 很在意的。
我前後累積起來也有將近 3個月 WFH 的經驗，尤其最近 5月中爆發的這波疫情讓全台灣升至 3級警戒，許多原來報名的線下進行的實體會議或活動，都被迫取消，或得改成線上形式。我跟朋友組織的讀書會也只能嘗試線上方式進行了。
在經歷這陣子大量的線上會議後，有一些關於線上會議品質管控的心得想整理出來，希望對有需要的人能提供一些幫助或想法。
這篇文章將提出一些在 遠端會議 中可能遭遇的障礙，並試圖進行粗淺的剖析 — 我們知道這樣開會比較難，也不禁發問：
到底遠端會議中發生甚麼事，增加了溝通的障礙呢？
一. 提問者得不到回應
「那麼大家有疑問嗎？」往往一句話問完後，接著你只能盯著螢幕發呆，等了3、5秒後，仍然靜默。
喪失聲音以外的所有回應
實體會議上，你至少能透過表情、眼神和肢體語言等，多少感受到與會者現在參與程度如何。這時或許你渴求的是一個點頭或搖頭，甚至只要一個發呆或皺眉的表情就知道大家的反應了。
但遠端會議進行時，基於不習慣或各種不方便(穿睡衣、沒化妝、沒洗頭、有家人在後面等等)的因素，預設是不會開視訊的，所以這些語言外的互動都消失了。
就算參與者在螢幕對頭不自覺地點頭，你也是不知道的。
[反思] 我們可以利用甚麼方法，來獲得參與者講話以外的回應呢？
二. 參與者比較難開口
那為甚麼提問者提問完後，又不容易獲得大家出聲回應呢？
先撇除那些在實體會議上也會出現的原因：
- 與會者人數太多，大家缺乏安全感
- 提問的問題意味不明或是範圍模糊，導致不好回答。簡單說就是問得不好
以我的觀察，遠端會議的環境中，更有一些獨特影響因素。
我是否會語出驚人？
- 少了實體空間上的互動、表情、肢體語言，人們的集中力更聚焦在聲音、話語上
- 彷彿只要一出聲，就會特別受到注意。發言者會相對有壓力
發言後，沒有回饋，那代表甚麼呢？
與提問者一樣，發言者回答問題或發表意見後，也無法馬上得到大家的回應時，感覺也是特別難受。甚至會產生自我懷疑「我剛有講錯話嗎？ 大家不出聲是因為不認同嗎？」
如此降低了之後繼續發言的意願，形成一個惡情循環的沉默螺漩。
[反思] 發言者也需要回應。有甚麼工具，能讓大家聽了發言後的回應，更容易地表達出來呢？
三. 缺乏參與感
線下會議要進行時，總會有一些實體空間的轉換：
- 如果正式的會議，會進到一個會議室
- 如果是臨時的討論，也會跟同事喬出一個相對獨立的討論空間
- 或至少轉身面向對方，建構出一個對話泡泡
視覺上空間，在辦公室中也很容易辨認出來，誰在獨立工作，誰是在跟別人討論。
這樣的空間轉換，都會促使你從工作的狀態，切換成會議狀態。
參與者 or 旁觀者？
坐在原本工作的位置上，動動手指頭，點開遠端會議的連結，就進到會議室了。很方便，但可能狀態上仍然停留在會議前：
- 沒意識到自己已進入一個會議空間，心理上也還沒準備好發言，甚至整個會議都停留在旁觀者的角色
- 還在思考著會議前的工作，可能連現在會議的內容都還沒想起來
- 看不到其他人是否準備發言，總是表現著禮讓，自己安靜讓別人先講
如果用聽 podcast 的方式來聽完一場會議，這絕對失去了交流的意義
[反思] 參與者需要甚麼幫助，可以更快地切換到會議狀態？
還有一些不可抗力的因素，例如網路訊號不好、斷訊等就不在此探討了。
另外，如果團隊本來的實體會議就讓人感到沮喪、浪費時間的話，改成大家更不習慣的線上會議，應該只會變得更糟。這應該先回頭檢視會議的流程的內容、流程與形式，跟線上線下無關，這可以參考我次前寫的 <<3種團體會議風格 >>一文。
下一篇文章，會來探討一下有甚麼小撇步，可以排除上面談到的障礙。
如果讀到這邊的您，有遇過遠端會議中其他也很重要的困難障礙，歡迎留言交流。
